Tips Lolos Evaluasi Teknis dan Administrasi Tender Pemerintah

Data Pokja LPSE menunjukkan fakta mengejutkan: 65–75% peserta tender gugur di tahap evaluasi administrasi dan teknis, sebelum harga sempat dievaluasi. Banyak yang gugur karena alasan sepele yang sebetulnya bisa dicegah.

Tahapan Evaluasi Tender

Tender pemerintah mengikuti urutan evaluasi:

``
• Pembukaan Penawaran
↓
• Evaluasi Administrasi ← 30% gugur di sini
↓
• Evaluasi Teknis ← 35% gugur di sini
↓
• Evaluasi Harga ← Hanya 30–40% peserta yang sampai sini
↓
• Pembuktian Kualifikasi
↓
• Penetapan Pemenang
``

A. Checklist Evaluasi Administrasi

Surat Penawaran

[ ] Format sesuai dokumen pengadaan (LPSE menyediakan template)

[ ] Ditandatangani oleh direktur atau yang berwenang sesuai akta

[ ] Materai Rp 10.000 terbaru (bukan Rp 6.000)

[ ] Tanggal sesuai dengan periode pemasukan penawaran

[ ] Mencantumkan masa berlaku penawaran (minimum sesuai dokumen)

[ ] Mencantumkan jangka waktu pelaksanaan

[ ] Total penawaran dalam angka dan huruf (harus konsisten)

Jaminan Penawaran (TG)

[ ] Diterbitkan oleh bank/asuransi yang terdaftar di OJK

[ ] Nilai sesuai persyaratan (umumnya 1–3% Pagu)

[ ] Masa berlaku ≥ masa berlaku penawaran + 28 hari

[ ] Format unconditional (tidak bersyarat)

[ ] Dialamatkan ke PPK yang benar

Dokumen Kualifikasi

[ ] NPWP badan usaha (foto/scan jelas)

[ ] NIB dengan KBLI sesuai paket

[ ] SBU valid dan klasifikasi/kelas sesuai

[ ] SK Direksi terbaru (jika ada perubahan)

[ ] Akta pendirian dan perubahan

[ ] Bukti pembayaran pajak 3 bulan terakhir

Pakta Integritas

[ ] Format sesuai LPSE

[ ] Ditandatangani direktur dengan materai

[ ] Tidak ada coretan atau perubahan

Kesalahan Administrasi Paling Umum

1. Materai Salah

Banyak yang masih pakai materai Rp 6.000 (sudah tidak berlaku sejak 2021). Wajib Rp 10.000 — versi e-meterai juga sah sejak 2022.

2. Tanggal Salah

Surat penawaran bertanggal lebih awal dari pembukaan dokumen tender = otomatis gugur. Pokja menganggap Anda menyiapkan surat sebelum membaca dokumen.

3. Tanda Tangan Bukan Direktur

Surat ditandatangani manajer, kepala cabang, atau lainnya tanpa surat kuasa = gugur. Wajib direktur atau pejabat dengan surat kuasa direktur (bermeterai dan dibuktikan).

4. Jaminan Tender Tidak Sesuai

Bank/asuransi tidak terdaftar di OJK

Masa berlaku kurang

Format ada syarat ("conditional")

Nilai jaminan kurang

5. SBU Expired atau Tidak Sesuai

SBU sudah lewat masa berlaku

Klasifikasi tidak sesuai (misalnya BG untuk paket BS)

Kelas tidak sesuai (misalnya K3 untuk paket M1)

B. Checklist Evaluasi Teknis

Metode Pelaksanaan

[ ] Penjelasan tahapan kerja yang logis (start to finish)

[ ] Mencantumkan mobilisasi alat dan tenaga

[ ] Sesuai dengan spesifikasi teknis dalam dokumen

[ ] Realistis dengan durasi yang ditawarkan

[ ] Dilengkapi flowchart atau diagram

Jadwal Pelaksanaan

[ ] Format kurva S (Bar Chart + S Curve)

[ ] Mulai dari hari ke-1 sampai akhir

[ ] Termasuk mobilisasi, pelaksanaan, dan demobilisasi

[ ] Realistis (tidak mungkin selesai dalam 1 minggu pondasi 100m³)

Personil Inti

[ ] Manager Proyek: SKA Madya/Utama sesuai kelas, pengalaman ≥ persyaratan

[ ] Site Engineer: SKA Muda/Madya

[ ] Quality Control: SKA Pengawas

[ ] Safety Officer: SKA K3

[ ] CV lengkap + ijazah + SKA + KTP semua personil

Peralatan

[ ] Daftar peralatan sesuai kebutuhan teknis

[ ] Bukti kepemilikan atau kontrak sewa

[ ] Spesifikasi alat sesuai (misalnya mixer kapasitas tepat)

[ ] Alat tidak sedang dipakai di proyek lain (tidak double-deployment)

Pengalaman Perusahaan

[ ] Minimum 3 proyek sejenis dalam 5 tahun terakhir

[ ] Bukti: kontrak + BAST + foto

[ ] Nilai proyek minimum sesuai persyaratan

[ ] Belum pernah black-list dalam 3 tahun

Kesalahan Teknis Paling Umum

1. Metode Pelaksanaan Generik

Mencopy-paste metode dari proyek lain tanpa menyesuaikan dengan kondisi spesifik proyek ini = sinyal merah bagi Pokja. Sebutkan detail spesifik lokasi dan tantangan.

2. Personil Tidak Match

CV personil yang diajukan terkadang sedang dipakai di proyek lain (Pokja bisa cek). Konfirmasi ulang ketersediaan sebelum mengajukan.

3. Peralatan Fiktif

Mengajukan alat yang tidak benar-benar dimiliki/dikuasai = jika tidak bisa membuktikan saat klarifikasi = gugur.

4. Pengalaman Tidak Relevan

Punya pengalaman bangun gedung 3 lantai, tapi mengajukan untuk gedung 8 lantai = sub-bidang berbeda. Pokja akan menolak.

Tips Praktis Lolos Evaluasi

1. Buat Checklist Internal

Setiap dokumen tender memiliki persyaratan unik. Buat checklist khusus per tender — jangan pakai checklist generik.

2. Review oleh 2 Orang

Penyusun tidak boleh juga reviewer. Mata kedua penting untuk menangkap kesalahan ketik, tanggal, atau dokumen kurang.

3. Submit H-1, Bukan H-Last Minute

Submit di hari terakhir 1 jam terakhir = sangat berisiko karena server LPSE sering padat. Submit minimal H-1 sore.

4. Simpan Bukti Submit

Screenshot bukti unggah dokumen + email konfirmasi LPSE. Berguna jika ada sengketa.

5. Hadiri Aanwijzing

Aanwijzing (penjelasan dokumen) bukan formalitas — pertanyaan dan jawaban di aanwijzing mengikat dan jadi bagian dokumen pengadaan.

Bidtara Membantu Anda Lolos

Bidtara menyediakan:

Auto-checklist dokumen administrasi & teknis

Validasi SBU vs persyaratan tender

Template surat penawaran sesuai LPSE

Verifikasi konsistensi angka dan tanggal

Notifikasi ketersediaan personil dan alat

Tingkatkan win rate dengan Bidtara →